Microsoft Word merupakan software yang sangat penting dalam kegiatan administrasi. Salah satu tutorial di word yang sering dibutuhkan dalam membuat maupun struktur bagan organisasi. Pembuatannya bertujuan untuk memberikan informasi mengenai hubungan antar setiap anggota dalam organisasi tersebut. Meskipun tampilannya tampak rumit, namun cara membuat struktur di word sebenarnya sangat mudah. Untuk informasi selengkapnya, simak ulasan berikut.

4 Cara Mudah Membuat Struktur di Word

Pixabay.com
  1. Membuat Struktur dengan Fitur Smart Chart

Cara pertama yang bisa anda coba yaitu membuat bagan maupun struktur organisasi dengan menggunakan fitur Smart Chart. Langkah pertama, buka Microsoft Word untuk membuat lembar kerja baru. Selanjutnya atur posisi kertas yang diinginkan, anda bisa memilih landscape jika ingin tampilan kertas memanjang ke samping atau portrait apabila ingin kerta memanjang ke atas. Cara melakukannya sangat mudah, yaitu dengan memilih tab page layout yang berada di samping insert.

Selanjutnya klik orientation, kemudian pilih landscape maupun portrait. Setelah itu, masuk ke menu insert dan pilih WPSart atau Smart Art yang berada di samping shapes. Di dalam Smartart, terdiri dari beberapa menu, untuk membuat struktur organisasi anda perlu memilih Hierarchy. Tampilan bagan organisasi yang ada di Hierarchy sangat beragam mulai dari bentuk horizontal hingga bagan berbentuk bulat, sehingga anda bisa memilih yang sesuai dengan keinginan.

  1. Mengedit Informasi dalam Diagram

Setelah anda membuat sebuah diagram di microsoft word, tentunya anda perlu mengedit informasi yang ada pada diagram tersebut berdasarkan struktur organisasi atau perusahaan yang sedang dikerjaan. Langkah ini juga tidak sulit, caranya klik dua kali di bagian kotak diagram. Apabila ingin menambahkan kotak, anda perlu klik  pada kotak yang ingin ditambahkan, lalu klik tab design. Setelah itu, pilih Layout lalu pilih dropdown pada Add Shape sesuai dengan kebutuhan anda.

Beberapa pilihan tersebut diantaranya, Add shape after jika anda ingin menambahkan shape setelah kotak yang dipilih. Cara membuat struktur di word dengan menambahkan shape sebelum kota yang dipilih, dapat dilakukan dengan klik Add Shape Before. Sedangkan apabila anda ingin menambahkan shape yang berada di atas kotak yang dipilih, anda bisa memilih Add shape above. Dan Add shape below jika ingin menambahkan shape di bagian bawah shape yang telah dipilih.

  1. Menambahkan Foto Pada Diagram

Agar struktur organisasi yang ditampilkan tidak biasa, anda bisa berkreasi dengan menambahkan foto pada diagram. Selain membuat tampilan lebih menarik, adanya foto juga t membantu orang lain yang membacanya untuk mengenal lebih dekat dengan setiap anggota organisasi. Cara menambahkan foto pada diagram dapat dilakukan dengan memilih Circle Picture Hierarchy. Untuk informasi yang lebih lengkap tentang cara  ini, anda bisa mengunjungi blog Charis.

Namun, sebelumnya siapkan terlebih dahulu beberapa foto yang akan dimasukkan ke dalam diagram disesuaikan juga dengan jumlahnya. Setelah itu, klik icon image yang berada di tengah diagram, maka anda akan diarahkan untuk memasukkan foto yang akan ditampilkan pada diagram tersebut. Selanjutnya, pilih foto yang telah disiapkan sebelumnya dan pilih insert maka akan muncul foto tersebut pada diagram. Anda bisa menyesuaikan ukuran gambar agar bisa terlihat dengan jelas.

  1. Membuat Struktur dengan Shape

Selain menggunakan struktur organisasi dengan Smartart, anda juga bisa memilih alternatif lain yaitu menggunakan Shape. Memang kelebihan membuat diagram dengan SmartArt ialah bisa dilakukan secara otomatis sehingga lebih praktis dan singkat. Sedangkan jika menggunakan shape, anda bisa lebih bebas berkreasi dan memilih bentuk diagram yang lebih beragam. Namun, membuat diagram dengan cara ini memang membutuhkan waktu sedikit lebih lama.

Langkah pertama membuat diagram dengan cara ini yaitu dengan membuat dokumen baru terlebih dahulu. Kemudian, masuk ke Ribbon Insert lalu pilih Shape untuk membuat bentuk kotak. Pilih bentuk yang diinginkan baik itu persegi, segitiga hingga bentuk lingkaran. Setelah itu, seret bentuk yang telah dipilih ke lembar kerja. Cara membuat struktur di word dilanjutkan dengan membuat garis, serta melakukan modifikasi gambar dengan cara klik pada kotak yang telah dibuat.

Kemudian akan ditampilkan kotak kotak warna mulai dari warna hitam hingga warna hijau. Selain itu, anda juga bisa merubah garis pada tepi kotak dengan klik dua kali pada kotak tersebut. Tambahkan tulisan untuk memberikan informasi yang lebih jelas, caranya dengan klik di bagian kotak target. Setelah itu, pilih wrap text (bungkus text), kemudian pilih opsi Behind text (di belakang teks). Kemudian, anda tinggal mengatur letak dan ukuran sesuai dengan kebutuhan.

  1. Membuat Struktur dengan Text Box

Pixabay.com

Membuat diagram juga dapat dilakukan dengan menggunakan fitur Text Box yang terdapat pada menu insert. Selanjutnya, Text Box ini akan diisi dengan jabatan dalam bagan organisasi. Langkah yang diperlukan untuk membuat struktur dengan Text Ribbon yaitu dengan membuka lembar baru Microsoft terlebih dahulu, kemudian pilih menu Insert dan klik opsi Textbox. Setelah itu, seret teks box tersebut pada lembar kerja sekaligus atur luasnya sesuai keinginan.

Agar garis kotaknya terlihat lebih tebal, pilih menu group Text Box Style, kemudian klik menu Shape Outline. Setelah itu, salin Text Box tersebut lalu gandakan agar anda tidak perlu mengotak atik kotak hingga beberapa kali. Anda bisa menyalin kotak tersebut sesuai dengan jumlah anggota dalam struktur organisasi yang akan dibuat.

Langkah selanjutnya yaitu atur posisi kotak berdasarkan rancangan diagram yang akan dibuat di word. Jika sudah membuat kotak diagram, maka anda perlu membuat garis yang dapat menghubungkan kotak kotak yang telah dibuat. Caranya dengan membuka Insert, kemudian pilih Lines garis lurus lalu tarik dan sesuaikan penempatan dengan kotak yang sudah ada. Kemudian, cara membuat struktur di word dilanjutkan dengan mengatur tebal garis kotak.

Cara membuat struktur maupun bagan organisasi di word sebenarnya sangat mudah, seperti yang telah disebutkan di atas. Hanya saja untuk pengaturan warna diagram, ukuran hingga jenis tulisan sebaiknya disesuaikan agar tampak lebih serasi dan jelas saat dibaca. Semakin terbiasa anda melakukannya, maka waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan struktur ini juga akan semakin cepat. Selamat mencoba dan berkreasi dan semoga artikel ini bermanfaat.

By Raju