Penggunaan rumus vlookup yang ada pada Ms Excel memang sangat membantu untuk mempercepat pekerjaan. Rumus ini biasa digunakan untuk mengambil suatu nilai tertentu dari tabel lain. Sehingga nantinya bisa mengisi data pada pada sebuah tabel berdasarkan pada data yang ada pada tabel lain. Pengambilan data dari tabel referensi lain ini dilakukan dengan penggunaan rumus tertentu.
Sebenarnya, rumus vlookup ini hanya bisa digunakan untuk mencari data pada kolom pertama saja. Apabila ingin mencari data ganda, dalam arti ada data lain yang ingin dicari dari tabel referansi lain, maka rumus ini tidak bisa digunakan, dan harus mencari dengan penggunaan rumus lain. Lalu bagaimana cara kerja rumus ini?
Ketentuan Penggunaan Rumus Vlookup
Sebelum mulai menggunakan rumus vlookup, ada beberapa ketentuan yang harus diketahui tentang rumus ini. Hal ini penting karena apabila tidak diperhatikan, maka rumus tidak akan berjalan, dan hasil yang dicari juga tidak akan dapat ditemukan. Selain itu, apabila tidak memperhatikan hal-hal penting ini, maka bisa saja rumus menunjukkan hasil, tetapi hasil yang didapat tidak akurat atau salah.
Seperti sudah disampaikan di atas tadi, hal pertama yang harus diperhatikan adalah, rumus vlookup hanya digunakan untuk mengambil data pertama yang ditemukan pada tabel referensi. Apabila data yang dicari lebih dari satu, maka akan ada rumus sendiri yang digunakan. Misalnya ingin mencari data pada tabel referensi pada kolom pertama sudah ditemukan. Karena data pada tabel referensi berisi data ganda, dan anda ingin mengambilnya juga , maka rumus tidak akan berjalan, atau hasilnya adalah eror.
Hal kedua yang harus diperhatikan adalah, apabila pada tabel referensi berbentuk teks, maka data yang ada di kolom pertama tabel referensi tersebut tidak boleh ada spasi awal dan spasi akhir, ataupun tanda petik. Apabila pada tabel referensi terdapat tanda-tanda seperti, maka hasil yang didapatkan dari penggunaan rumus vlookup adalah tidak tepat. Perlu diketahui, vlookup bisa digunakan untuk mencari nilai dalam bentuk teks, angka, atau nilai logika.
Hal ketiga yang harus diketahui, pada saat mencari nilai dari sebuah tabel referensi, argumen nomor kolom harus dengan nilai lebih besar dari 0. Apabila nilainya kurang dari 0, misal sama dengan 0 atau mi (-), maka nilai yang dihasilkan oleh vllookup adalah nilai kesalahan # VALUE. Apabila nomor lebih besar dari jumlah kolom yang ada pada tabel referensi, maka vlookup akan mengembalikan nilai kesalahan tersebut #REF
Argumen Pada Rumus Vlookup
Untuk mulai menggunakan rumus vlookup pada Ms Excel, perlu dipahami beberapa hal. Pada dasarnya, rumus vlookup excel memiliki 4 argumen yang harus diketahui. Argumen yang pertama adalah nilai yang dicari. Nilai yang dicari adalah nilai yang akan dicari dari sebuah tabel referensi. Nilai ini terletak pada kolom pertama, tepatnya pada kolom paling kanan dari tabel referensi. Argumen ini bisa berupa angka, bisa berupa teks tanggal, bisa juga berupa nilai tertentu. Baik dengan cara ditulis langsung, maupun merupakan sebuah referensi dari sel atau hasil dari rumus excel lainnya.
Argumen yang kedua adalah tabel referensi. Tabel referensi adalah tabel data yang akan diambil nilainya. Tabel ini terdiri dari 2 kolom atau lebih, dimana data yang diambil berada pada kolom pertama. Seperti dijelaskan di atas, data yang ada pada tabel referensi bisa berbentuk angka maupun teks. Apabila data berupa teks, maka tidak boleh ada spasi awal dan akhir, juga tidak boleh ada tanda petik atau tanda kutip.
Argumen yang ketiga adalah nomor kolom. Nomor kolom adalah nomor yang ada pada tabel referensi yang akan diambil datanya. Data yang diambil dari tabel referensi ini adalah berupa nilai yang sebaris dengan posisi dari nilai yang akan dicari. Yaitu data yang ada pada kolom pertama.
Argumen yang ketiga adalah rangelookup. Rangelookup ini nanti akan diisi dengan TRUE atau FALSE, dimana nilai logika true dan false ini yang akan digunakan untuk pencarian nilai logika pada rumus vlookup. Logika true dan false ini pula yang akan menentukan tipe pencarian, apakah vlookup akan menghasilkan nilai yang dicari berupa nilai yang sama persis, atau cukup dengan nilai yang mendekati saja.
Nilai true pada vlookup akan muncul apabila rumus berhasil mencari nilai pada tabel referensi dengan nilai sama persis atau mendekati. Sedangkan false akan muncul bila rumus berhasil menemukan nilai pada tabel referensi dengan nilai yang sama persis saja. Jika rumus tidak berhasil menemukan nilai yang dicari, maka vlookup akan menghasilkan nilai eror. Dan hal ini akan bisa diatasi dengan penggunaan rumus lain.
Huruf V yang ada pada rumus vlookup, sebenarnya merupakan kependekan kata vertical. Kata vertical ini dimaksudkan pada tabel yang dijadikan tabel referensi, dimana header atau judul tabel terletak pada bagian dan field datanya tersusun ke bawah dengan arah vertikal. Contoh penggunaan rumus vlookup pada Ms Excel adalah untuk konversi rentang nilai angka ke huruf pada tabel.